Datenschutzerklärung für das Kundenportal

Stand: 13.07.2026

1. Verantwortlicher

Energiekonzepte4you GmbH
Hannoversche Str. 26, 31180 Giesen OT Hasede
E-Mail: kontakt@ek4you.de

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz Kundenportal“.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Das Kundenportal unter my.ek4you.de dient der sicheren Bereitstellung projektbezogener Informationen, der Kommunikation mit Kunden, der Bereitstellung von Dokumenten und Angeboten, der Termin- und Servicekoordination, der Bearbeitung von Supportanfragen sowie der Verwaltung Ihres Kundenkontos.

Daten aus dem CRM werden für die Portalnutzung bereitgestellt und, soweit Sie dies auslösen, um Ihre Anfragen zu bearbeiten oder Änderungswünsche zu prüfen.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (z. B. Name, Kundennummer, Anschrift, E-Mail, Telefon, Handy)
• Zugangsdaten (E-Mail-Adresse/Benutzername, Passwort-Hash, Erstellungszeitpunkt des Zugangs)
• Projekt- und Vertragsdaten (z. B. Angebote, Dokumente, Projektstatus, Fotos/Aufmaßbilder)
• Kommunikationsdaten (z. B. Support-Tickets, Kommentare, Dateianhänge, Rückruf- und Terminanfragen)
• Signaturdaten bei elektronischer Angebotsfreigabe (siehe Abschnitt 6)
• Chatdaten bei Nutzung des KI-Assistenten (siehe Abschnitt 7)
• Portal-Benachrichtigungen und Änderungsanfragen zu Ihren Stammdaten
• Technische Protokolldaten (z. B. Server-Logs, Sicherheitsereignisse, Session-Kennungen)

4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen (z. B. Portalzugang, Dokumentenbereitstellung, Support, Terminabstimmung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen an sicherem Portalbetrieb, Missbrauchsprävention und IT-Sicherheit
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit im Portal ausdrücklich eingeholt (z. B. bei elektronischer Signatur oder optionalen Funktionen)

5. Cookies und Sitzungsverwaltung

Für den Betrieb des Kundenportals setzen wir technisch notwendige Session-Cookies ein (z. B. PHPSESSID). Diese dienen der Authentifizierung nach dem Login und dem Schutz Ihrer Sitzung. Ohne diese Cookies ist die Nutzung des geschützten Bereichs nicht möglich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Portalbetrieb). Es werden keine Marketing- oder Analyse-Cookies zu Tracking-Zwecken eingesetzt.

Die Session endet beim Logout oder nach Ablauf der serverseitigen Sitzungsdauer.

6. Elektronische Angebotsfreigabe

Wenn Sie ein Angebot im Portal elektronisch freigeben, verarbeiten wir zur Nachweisführung:

• Ihr Signaturbild
• Name und Ort der Unterzeichnung
• Zeitstempel der Signatur
• IP-Adresse und Browserdaten (User-Agent)
• Prüfsummen/Hashwerte des signierten Dokuments
• die von Ihnen bestätigten Einwilligungserklärungen

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor Absenden der Signatur im Portal separat erteilen. Die Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ein Widerruf kann die Beweiskraft bereits erteilter Signaturnachweise nicht rückwirkend aufheben.

Die Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Vertrags- und Angebotsunterlagen gespeichert, längstens jedoch 10 Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs, sofern keine längeren gesetzlichen Fristen gelten.

7. KI-Assistent im Kundenportal

Sofern der KI-Assistent im Portal aktiviert ist, können Sie projektbezogene Fragen stellen. Dabei verarbeiten wir:

• Ihre Chat-Nachrichten und die Antworten des Assistenten
• Kontextinformationen (z. B. Kundennummer, Projektphase, aktuelle Portal-Seite, Ansprechpartner)
• Metadaten zur Konversation (Erstellungs- und Beendigungszeitpunkt)

Chat-Inhalte werden in einer separaten Chatbot-Datenbank gespeichert. Zur Beantwortung Ihrer Anfragen können Inhalte an den KI-Dienstleister OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des von Ihnen angeforderten Assistenzdienstes) und, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Beendete Chatverläufe können Ihnen als Transkript bereitgestellt werden. Sie können eine laufende Konversation im Portal aktiv beenden; der Beendigungszeitpunkt wird protokolliert.

Ein Zugriff des Assistenten auf weitere kundenbezogene Portal-Daten ist standardmäßig deaktiviert und erfolgt nur, wenn dies technisch freigeschaltet und für die konkrete Anfrage erforderlich ist.

8. Weitere Portal-Funktionen

• Termine und Rückrufe: Verarbeitung von Kontaktdaten, Wunschterminen und Nachrichten zur Termin- bzw. Rückrufkoordination mit Ihrem Ansprechpartner.
• Support-Tickets: Verarbeitung von Ticket-Inhalten, Kommentaren und optional hochgeladenen Dateien.
• Meine Daten: Entgegennahme und Prüfung von Änderungswünschen zu Ihren Stammdaten.
• Benachrichtigungen: Bereitstellung portalbezogener Hinweise in Ihrem Konto.
• Zugangsanfrage: Verarbeitung tokenbasierter Anfragen über den öffentlichen Zugangslink, soweit Sie einen Portalzugang anfordern.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff auf personenbezogene Daten haben nur befugte interne Stellen der Energiekonzepte4you GmbH. Darüber hinaus setzen wir – soweit erforderlich – vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein, insbesondere für:

• Hosting und IT-Betrieb des Kundenportals
• E-Mail-Versand und Support-Kommunikation
• KI-Verarbeitung über OpenAI (siehe Abschnitt 7), sofern der Assistent aktiv ist

Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte erfolgt nicht. Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

10. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (außerhalb der EU/des EWR) erfolgt nur, soweit dies für einzelne Funktionen erforderlich ist – insbesondere bei Nutzung des KI-Assistenten an OpenAI in den USA. In diesem Fall stellen wir geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO sicher, etwa durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

11. Speicherfristen

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Portalzugang und Stammdaten: für die Dauer des Kundenverhältnisses und des Portalzugangs
• Support-Tickets und Kommunikation: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Signaturnachweise: bis zu 10 Jahre (siehe Abschnitt 6), sofern keine längeren Fristen gelten
• Chatverläufe: bis zur Beendigung und anschließend für die Dauer der vertraglichen bzw. supportbezogenen Aufbewahrung
• Server- und Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 90 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist
• Änderungsanfragen (Meine Daten): für die Dauer der Bearbeitung und Nachverfolgung, in der Regel bis zu 30 Tage nach Abschluss

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Daten gelöscht oder datenschutzkonform anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Datensicherheit

Es werden technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO eingesetzt, insbesondere Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Transportverschlüsselung (HTTPS), sichere Passwortspeicherung (Hashverfahren), Integritäts- und Verfügbarkeitsmaßnahmen sowie sicherheitsrelevante Protokollierung.

13. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an kontakt@ek4you.de. Stammdatenänderungen können Sie zudem im Bereich „Meine Daten“ im Portal einreichen.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Zuständig ist insbesondere:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Nutzung des Kundenportals sowie für die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten kann die Nutzung einzelner Funktionen eingeschränkt oder nicht möglich sein. Die Nutzung des KI-Assistenten und die elektronische Signatur sind optional.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils im Kundenportal veröffentlichte Fassung.